太实用了!电子合同订立操作指引 | 劳动法库

周颖 张筱妍 · 2020-03-29 08:00 · 劳动法库
摘要:在互联网经济高速发展的今日,经电子商务与互联网金融的推动,电子合同已是常见,但对于传统企业而言,电子合同因使用形式复杂、保存困难等问题,使用程度仍远低于纸质版合同。此次受疫情影响,各地不得不推迟复工、减少线下活动,一时远程签订电子合同的需求迅速攀升。在以往很少使用电子合同的劳动人事领域,主管部门也出具了对电子合同的支持意见(见下附文件),预计未来电子合同在合同订立形式中的占比会大幅提高。


一、电子合同的法律要求

电子合同作为电子数据的一种,天然具有无痕篡改可能性高、容易灭失、原始性难以保障等弊病。根据《中华人民共和国电子签名法》(《电子签名法》),真实有效的电子合同需要具备以下条件:

1、能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;

2、能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改;

3、数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容;

4、能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间;

5、具有可靠的电子签名(在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性)。

6、约定事项不涉及婚姻、收养、继承等人身关系,以及停止供水、供热、供气等公用事业服务及法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

可见,只有符合形式合法、保存合法、签名可靠且约定事项不在禁止使用数据电文形式的事项之列的电子合同才能被认定为真实有效。单就签名可靠一点,《电子签名法》还规定电子签名需要具有专有性、可控性与改动可发现性。

二、如何保证电子合同的效力

以上法律规定实际对电子合同的运用划定了很高的技术标准。目前电子数据的无痕修改技术已高度发达,如就电子合同产生纠纷,主张合同签订的一方需就原始合同未有任何添附、删减、破坏等情形举证,必须依靠高超的防伪技术手段。那么一般企业如何在操作便捷的前提下尽可能满足法律要求呢?

(一)通过合法可靠的电子合同平台订立电子合同

一般企业作为合同当事方往往难以自行满足法律对电子合同的高技术标准要求,即使技术实力雄厚的大型企业可以自行建立电子合同签订、保存系统,也难免因对系统具有完全控制能力而在将来涉诉举证时陷入难以自证的困境。因此目前较为流行的做法仍是借助第三方机构的力量——选用规模较大、资质齐全、合法合规的电子合同平台。

1、电子合同平台的技术判断标准

判断标准:可靠的电子合同平台应具备相对成熟的合同防篡改、防伪造技术与完善的合同订立流程。

从技术角度,平台应该具备区块链、eID电子身份系统对接认证、AES对称加密与个人数字证书秘钥颁发双加密等技术,保证在其上订立的电子合同能满足“自最终形成时起,内容保持完整”、“格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”、“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”等形式与保存上的法律要求。

从合同签订流程角度,合同签订流程应完善透明,才能降低订立程序相关纠纷的可能性。在平台上,使用者通过实名认证及相应付费获得平台服务使用权,一方签署后通过平台向另一方发送合同以供签署。签署完毕的合同将在电子合同平台上储存,除合同当事方可对合同进行查看、下载外,如平台可出具说明报告用以解释其整体技术,说明电子合同的订立是如何符合满足法律要求的,可进一步加强电子合同的效力证明效果。

2、第三方电子认证服务商

一般来说,电子合同平台本身不提供可信时间戳、电子签名认证等服务,对于“具有可靠的电子签名”这一法律要求,平台通过集合第三方电子认证服务商的服务满足。

根据《电子签名法》的规定,只有在电子签名符合专有性、可控性与改动可发现性三点时,才会被认定为可靠,为此《电子签名法》中配套规定了电子签名的第三方认证服务制度。从目前司法实践来看,当电子签名带有具有资质的第三方机构认证可视为普通合同章,这极大降低了对电子合同使用者的自身技术要求和日后举证难度。

可信时间戳则是由国家法定时间源来负责保障时间的授时与守时检测,任何个人和机构包括时间戳中心自身都不能对时间进行修改,具有较强的权威性,可以保证电子合同订立、修改等时间的准确。

从当前司法实践来看,技术力量和合同订立流程能满足法律要求、集合了具有资质的第三方电子认证服务商的电子合同平台,一般能受到法院认可,在此类平台订立的电子合同通常会被认定满足《电子签名法》的要求。

(二)如何判断电子合同平台是否合法可靠

1、确认平台采用的电子合同管理技术是否可靠

目前电子合同平台不少,而一般用户其实很难判断各平台所展示的技术究竟是何原理、有何效果。有一个相对简便快捷的方式:查询是否有过往案例支持认可该电子合同平台。

比如可以从中国裁判文书网等网站,键入预备选择使用的电子合同平台,查询在案件中,法院对于该平台上订立的合同效力的认定结果。例如在(2018)粤08民特36号裁定中,广东省湛江市中级人民法院认定,案涉平台出具的《文件签署真实性证明报告书》说明相关合同的管理技术确有防篡改、防伪造和防抵赖的功能,进而认定了在该平台上签订的电子合同的效力。

特别注意:查询时请注意相应案件判决/裁定书做出的时间,如距离查询时间已较长,有平台所获授权过期等的风险。对此,我们建议可以通过以下方式,进一步确认平台的可靠性。

2、确认与平台合作的电子认证服务商是否具有资质

(1)确认平台合作的电子认证服务商

在选取电子合同平台时,可先通过平台官方网站公布的合作协议、授权证书等,检查其与哪些电子认证服务商建立了合作关系。对于官方网站中就合作方问题语焉不详的平台要审慎使用,不仅要事前询问清楚其具体合作对象,还要获得能够切实证明该合作关系的盖章授权书、合作函等。

(2)确认平台合作的电子认证服务商的资质

在确定平台合作的电子认证服务商信息后,还需判断该服务商是否具有合法合规的资质。根据《电子签名法》、《电子认证服务密码管理办法》等法律法规规定,提供电子认证服务需要获得《电子认证服务许可证》及《电子认证服务使用密码许可证》。

对此,可以通过工业和信息化部行政许可公开系统与国家密码管理局行政审批结果系统查询,确保该服务商在主管部门的许可名单之中:

《电子认证服务许可证》查询地址:

https://zwfw.miit.gov.cn/miit/resultSearch?wd=&categoryTreeId=318&categoryTreePid=&pagenow=1

《电子认证服务使用密码许可证》查询地址:

ttp://www.oscca.gov.cn/app-zxfw/xzspsx/syxkdw.jsp?channel_code=c100142

如在北京市第一中级人民法院做出的一起劳动争议案件判决中,用人单位因为无法提供证据证明其合作的电子签名服务提供商已经取得主管部门许可,同时劳动者亦对此签名提出了异议,用人单位提供的电子签名证据被认定为合法性不足。

一般来说,经过以上两道程序后,基本即可以判断某一电子合同平台的可靠性。

三、其他线上订立合同的方式

除通过电子合同平台订立合同外,实践中通过电子邮件、微信、QQ等形式确认合同的情况也不少见,这些方式虽然在确认合同时相对便捷,但一旦需要证明合同效力,却相对难度更高、程序更复杂:

司法实践中,相应电子邮件和微信/QQ信息一般需可出示原件并经公证。同时,此类合同通常需要附有其他佐证才能被认可效力,如:

1、通过双方已履行该合同内容的行为,认定双方实际已就电子邮件/微信中的合同达成了一致意见,进而认可电子邮件/微信形式确认的合同效力;

2、根据双方过往多次使用电子邮件/微信等形式确认合同,并按合同履行的交易习惯,认定电子邮件、微信等可成为双方之间合同成立的有效方式,从而认可新确认合同的效力。

此外,还需证明电子邮件、微信/QQ信息的收发人身份等等。以电子邮件形式为例:

1、需证明电子邮件的发件人和收件人有权确认合同:

如有公司盖章的授权书,且授权书中载明的被授权人的联系方式包括该电子邮箱;或以往的业务合同中载明的被授权人/联系人的联系方式中包含该电子邮箱。

2、如果没有上述证据,则需通过电子邮箱的后缀证明收/发邮箱属于该公司的公司邮箱,通过该公司的内部邮件、名片等证明收/发件人的职务等,综合证明收/发件人的权限,进而证明其确认的合同的效力。

简言之,以电子邮件、微信、QQ等形式订立的合同若是作为单一证据,难以保证效力被认可。如以此类形式确认合同,还需及时以其他形式补充订立合同,或补足相关证明。

电子合同是对传统合同订立习惯的重大变革,可靠的电子合同在简化订立条件、体系化条理化保管与抗灭失风险上的确比纸质合同更有优势。我们相信,订立电子合同不仅是疫情时期的特殊之需,更是互联网经济发展的大势所趋,期待电子合同的技术发展更为完善、订立流程更为简便和可靠。


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