excel排序技巧:合并单元格后如何排序

2018-12-11 08:00 · 部落窝教育h


随着五一小长假的结束,公司各销售单位都取得了不俗的业绩,作为经理秘书的小兰,开始了忙忙碌碌的销售数据汇总工作。公司一共有几十个销售网点,每个网点都有3到5名销售骨干,小兰根据各网点上报的销售额,很快就汇总了一个销售数据表,按照经理一贯的要求,机构使用了合并单元格,表格结构如图所示:

excel排序技巧:合并单元格后如何排序

对于绝大多数朋友来说,要做出这样的一个表格非常容易,更别说经常处理数据的小兰了,要汇总这样一个表,小兰只用了几分钟时间,核对了数据后,将报表发给经理的邮箱就继续去浏览公众号《Excel教程》分享的实用文章了。

一篇文章还没看完,接到经理的电话,对于这个报表提出了一个要求:同机构内按销售额升序排列,也就是这种效果;

excel排序技巧:合并单元格后如何排序

“不就是排序吗,点一下鼠标的事。”

小兰不假思索的打开表格,就点了排序按钮,谁知出现了这样的结果:

excel排序技巧:合并单元格后如何排序

排序操作无法完成!

这下就尴尬了,相信这个问题有的朋友可能也遇到过,该如何解决呢?

首先分析下“若要执行此操作,所有合并单元格需大小相同”,这句话表达的意思是说:机构这一列是合并单元格,并且合并单元格的大小还不一样,有五个单元格合并的、也有四个单元格和三个单元格合并的,同时其他各列并不是合并单元格,所以出现了单元格大小不同的情况,无法完成操作。

如果要完成操作,在排序时,我们只能选中B列以后的数据进行排序:

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这样操作虽然完成了排序,但是姓名和机构之间的对应关系也被打乱了:

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要想保证姓名和机构之间的关系不变,同时又满足升序排列,好像只有一个办法了,那就是一点一点选择再排序:

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注意:这样操作需要去掉排序对话框中【数据包含标题】前面的勾。

点击确定后,1分部的排序完成:

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后面还有几十个分部需要这样操作……

小兰傻眼了,这该死的合并单元格!但是也没有其他的办法,只好老老实实的一个一个来,于是小兰度过了一个充实的上午……

中午在食堂吃饭的时候,小兰遇上了公司的数据专家老菜鸟,就向老菜鸟诉苦,同时深刻的表达了对“合并单元格”的恨意。老菜鸟在了解到详细情况后,笑着对小兰说,其实这个问题很好解决,添加一个辅助列配合一个简单的公式就可以解决了。小兰听了以后心里说不出来的一种感觉,等老菜鸟用餐完毕就迫不及待的拉着他去自己的办公室,想听听怎么个辅助列和简单公式就可以搞定折磨了自己一上午的麻烦事。

我想大家都想知道到底是什么方法来搞定这个麻烦的排序问题吧,一起来看看老菜鸟的高招。

将老菜鸟请到自己的电脑前,小兰毕恭毕敬的打开原始表格,向老菜鸟请教具体步骤。

老菜鸟:“方法很简单,第一步:在表格后面一列使用公式=COUNTA($A$4:A4)*10^4+C4,下拉后是这样的效果。”

公式中的符号^是按着shift和6键输入的。

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小兰:“然后呢?”

老菜鸟:“选择B、C、D三列,按照D列进行排序就好了。”

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小兰按照这个方法进行了排序,结果自己忙活了一上午的工作,不到一分钟就搞定了:

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老菜鸟说:“现在删掉D列就好了。”

小兰看着这个简单的公式=COUNTA($A$4:A4)*10^4+C4,真的是哭笑不得,老半天了才想起来问老菜鸟:“这个公式是什么原理呢,为什么会实现这样的效果。”

老菜鸟坐在电脑前,耐心的讲起了这个公式的原理:

这种排序的技巧也被称为“组内排序”,COUNTA($A$4:A4)这部分是实现了按部门分组的效果,COUNTA函数是专门用来计算区域中非空单元格的个数,函数的用法很简单,COUNTA(单元格区域)就可以了。

需要注意的这个例子中区域的写法,$A$4:A4中的前面一个A4使用了绝对引用,因此随着公式的下拉引用的单元格区域逐渐扩大,每跨过一个合并单元格,结果就会增加。

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这就保证了同一个部门属于同一个“组”。

小兰:“我明白了,这其实就是用COUNTA对数据进行了一个分组。那么10^4是什么意思呢?”

老菜鸟:“10^4这是10的四次方,等同于10000。COUNTA($A$2:A2)*10^4这部分是为了给每个部门定义一个数量级。”

小兰:“为什么是四次方?”

老菜鸟:“这取决于实际参与排序的最大数字的位数,如果销售数据中有过万的,这里就要用五次方了。”

小兰:“如果销售数据中没有超过100的,是不是也可以用10^3呢?”

老菜鸟:“对,为了保险起见,实际上这个几次方可以适当的大一点,不必那么精确,来看看定义了数量级的效果吧。”

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小兰:“相同的部门属于同一个数量级,数量级的作用就是保证在排序的时候,同一个部门的数据都是连在一起的。那么最后的这个+C4我也明白是什么作用了,就是在同一个数量级内进行大小的区分。”

老菜鸟:“是的,其实这个公式里最关键的只有两个地方,第一点就是单元格区域中$的用法,第二点就是^后面这个数字的确定,宁可大一点,千万不能小了。”

小兰:“还是老菜鸟厉害,这下我也学会了,再也不怕合并单元格排序了。突然觉得合并单元格其实也没那么可恨,嘻嘻……”

老菜鸟:“合并单元格只是为了排版美观,对于数据处理其实有很多限制,能少用还是少用为妙,如果必须使用的话,就要借助辅助列来处理一些麻烦的问题,当然还有自己平时对于经验的积累。”

小兰:“谢谢老菜鸟,今天收获真的很大,我还要再试试这个公式,真的太棒了!”

小兰学会了如何处理有合并单元格的排序问题,还在看故事的朋友们,你学会了吗,赶紧动手试试吧!


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